Expertises connexes
Les organismes publics peuvent détenir des informations personnelles. Par le biais d’une demande d’accès, il est possible d’obtenir la communication de ces renseignements. À ce sujet, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels1 (ci-après « Loi sur l’accès ») s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que la conservation de ces documents soit assurée par l’organisme public ou par un tiers.
Par organisme public, on entend, notamment :
– Les instances gouvernementales;
– Les organismes gouvernementaux;
– Les organismes municipaux;
– Les organismes scolaires;
– Les établissements de santé.
Selon la règle générale, toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public, et ce, gratuitement. Toutefois, des frais reliés à la transcription, à la reproduction ou à la transmission pourraient être exigés.
Il incombe de souligner que malgré l’utilisation des termes « accès à l’information », le droit concerne l’accès à un document et non à de l’information à proprement parler. Ainsi, lorsqu’un organisme a en sa possession des informations non contenues dans un document, une personne ne pourra pas le contraindre à créer un document rapportant ces informations. À titre illustratif, une instance gouvernementale ne serait pas tenue de donner accès au contenu d’une conversation entre deux ministres, à moins que celle-ci soit également transcrite dans un procès-verbal ou enregistrée par un moyen technologique. En bref, le droit d’accès est donc conditionnel à l’existence d’un support sur lequel est contenue l’information désirée, sans égard à la forme du document.
Le droit d’accès n’étant pas absolu, il comporte plusieurs restrictions et exceptions. À titre d’exemple, un organisme public pourrait refuser la communication d’une opinion juridique portant sur l’application du droit à un particulier ou un renseignement ayant une incidence sur les relations intergouvernementales, des négociations en cours, l’économie, l’administration de la justice, la sécurité publique, certaines décisions administratives ou politiques, un secret industriel ou commercial.
La Loi sur l’accès est généralement interprétée d’une manière large et libérale, conformément à l’esprit même de cette loi. Ainsi, en cas de doute, celle-ci est interprétée de manière à favoriser l’exercice du droit d’accès à l’information2.
La première étape afin de faire valoir son droit d’accès à l’information est le dépôt d’une demande d’accès à l’information auprès de l’organisme détenant le document recherché par le demandeur. Quoique la demande d’accès puisse être verbale, il est fortement recommandé de procéder par voie écrite, car seule une décision sur une demande écrite est susceptible de révision par la Commission d’accès à l’information.
Pour être recevable, la demande d’accès à un document doit être assez précise pour permettre à l’organisme de faire son travail de repérage de documents. À titre d’exemple, dans l’affaire Orfali c. Université du Québec à Montréal3, la Commission a rejeté la demande d’une personne souhaitant « obtenir toute sorte de documents en lien avec la baisse dans les demandes d’admission et d’inscription auprès de l’organisme pour l’année scolaire universitaire 2015-2016 ». Effectivement, la Commission a jugé que cette demande était imprécise et trop vaste.
Il est à noter que si la demande n’est pas suffisamment précise ou que le demandeur le requiert, le responsable de l’accès aux documents (ci-après « responsable ») doit prêter assistance au demandeur pour l’aider à identifier les documents pouvant répondre à sa demande.
Suivant la réception d’une demande d’accès à l’information, le responsable de l’accès aux documents est dans l’obligation de répondre dans une période n’excédant pas vingt (20) jours. Advenant le cas où le responsable n’est pas en mesure de traiter la demande avant l’expiration du délai, il peut, avant l’expiration de celui-ci, obtenir une prolongation pour une période n’excédant pas dix (10) jours.
La décision du responsable, relativement à la demande d’accès, est rendue par écrit et celui-ci doit transmettre une copie de cette décision au demandeur.
Par ailleurs, l’organisme est contraint de motiver tout refus à une demande d’accès en indiquant la disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle se fonde celui-ci.
Dans l’éventualité où la demande d’accès à un document est refusée, le demandeur peut demander révision de la décision par la Commission d’accès à l’information. Il est impératif que cette demande soit faite dans les trente (30) jours suivant la date de la décision ou l’expiration du délai accordé par la Loi sur l’accèsToutefois, en cas de non-respect du délai, le demandeur pourrait être relevé de son défaut en se justifiant par un motif raisonnable. Il va de soi que ce motif doit faire preuve de bon sens, être crédible et non farfelu.
En terminant, il est à noter que le 21 septembre 2021, le Projet de loi n°64, lequel vise à moderniser la loi actuelle, a été adopté par l’Assemblée nationale du Québec. Ainsi, la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels4 entrera en vigueur au courant de l’année 2023.
L’équipe de Bernier Fournier peut vous conseiller et vous accompagner au cours des différentes étapes du processus de demande d’accès à l’information, et ce, que vous soyez un particulier ou un gestionnaire d’entreprise. Notre équipe peut aussi vous conseiller relativement à vos chances de succès à l’occasion d’une demande de révision ou vous représenter devant la Commission.
1 Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A-2.1.
2 Hydro-Québec c. D.M., 2016 QCCAI 325.
3 Orfali c. Université du Québec à Montréal, 2018 QCCAI 150.
4 Projet de loi no 64, Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, Projet de loi n° 64, Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels – Assemblée nationale du Québec (assnat.qc.ca).