Distinguer «vol de temps» et perte de temps : la gradation des sanctions (partie 2)


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L’usage des technologies de l’information par les employés sur les heures de travail est un phénomène très courant et souvent toléré, dans une certaine mesure, par les employeurs. Toutefois, en cas d’abus par un employé, le choix de la mesure disciplinaire appropriée est délicat. L’employeur prudent devra préalablement mener une enquête sur l’usage des appareils technologiques au travail et déterminer si le comportement de l’employé fautif constitue du vol de temps ou simplement un degré de productivité inadéquat.

Le vol de temps et la perte de temps peuvent tous deux constituer un motif valable pour congédier un employé, au même titre que l’absentéisme, l’insubordination ou le harcèlement, mais en considérant toujours la gravité de la situation. Pour déterminer la sanction disciplinaire appropriée et éviter autant que possible la contestation judiciaire par l’employé, l’employeur devra respecter certains principes relatifs au droit du travail.

Proportionnalité des sanctions

Tout d’abord, le jugement de principe McKinley c. BC TEL1 prévoit qu’il faut appliquer une analyse contextuelle pour déterminer la sanction disciplinaire appropriée à chaque situation. Par exemple, le vol de temps, associé au motif de congédiement de la malhonnêteté, peut être très grave (utiliser les heures de travail pour la création d’une entreprise) ou très mineur (retard de quelques minutes). La malhonnêteté n’emportera donc pas automatiquement le congédiement et il faudra évaluer l’ensemble de la situation. Une sanction radicale visant à « donner l’exemple » pourrait être considérée comme discriminatoire et par ailleurs réduite en cas de contestation2. Dans cette optique, la sanction ne sert pas exclusivement à punir l’employé, mais également à le convaincre de modifier sa conduite.

Gradation des mesures disciplinaires

Un autre principe important est la gradation des sanctions. Effectivement, en matière disciplinaire, un employeur prudent, qui documente ses sanctions et avertissements mineurs, justifiera beaucoup plus facilement un congédiement auprès d’un commissaire des relations du travail, d’un arbitre de grief ou d’un juge. La gradation peut être prévue dans les politiques de l’entreprise. Celle-ci servira alors de référence en cas de faute disciplinaire, d’où l’importance de rédiger les politiques avec soin, de les faire connaître aux employés et de les joindre au contrat de travail afin d’éviter le jeu de l’article 1435 C.c.Q.

La gradation aura avantage à être très progressive lorsque le comportement de l’employé n’est pas grave, mais se répète dans le temps. À l’opposé, l’employeur pourrait sauter des étapes et aller directement à une suspension ou même un congédiement en cas de comportement plus grave3. Pour éviter que le choix de la mesure soit totalement arbitraire, nous conseillons à l’employeur d’utiliser un barème des sanctions indiquant clairement quel comportement mérite directement une suspension. Le barème aura par ailleurs un effet uniformisateur sur les sanctions, compte tenu des ajustements en fonction des circonstances propres à chaque cas, évitant ainsi la discrimination. Ledit barème aurait également avantage à se retrouver dans la documentation remise et portée à l’attention de l’employé.

De manière générale, les mesures disciplinaires suivent la gradation suivante :

  • Réprimande ou avertissement verbal: Il s’agit d’informer l’employé qu’un certain comportement est inadéquat. Importante en outre pour le respect du principe de gradation, cette intervention permettra à l’employé de corriger sa conduite et surtout, elle permettra à l’employeur de réitérer clairement ces attentes. En matière de vol de temps dû à l’usage d’Internet, cette première mesure sera l’occasion d’examiner avec l’employé la politique d’utilisation du matériel technologique, le cas échéant, ou minimalement d’exposer clairement les comportements qui ne seront pas tolérés. Il est également conseillé à l’employeur d’indiquer à l’employé les mesures disciplinaires suivantes s’il ne modifie pas son comportement. Même si cette intervention verbale peut sembler banale, il est important de prendre en note la date, le motif et le contenu de la discussion avec l’employé, pour faire un suivi des interventions auprès de ce dernier.
  • Réprimande ou avertissement écrit: Constituant la suite logique de l’intervention précédente, l’avertissement écrit sert le même but. Toutefois, celui-ci pourrait avoir plus de poids pour l’employé, vu son caractère officiel. On y mentionnera la précédente intervention et ce qui y avait été discuté ainsi que la prochaine mesure si l’employé ne modifie pas son comportement, toujours dans le but d’illustrer la gradation des sanctions. L’employeur y décrira encore une fois ces attentes face à l’employé et l’utilisation d’Internet au travail, le cas échéant.
  • Entrevue de conciliation et de correction: Ces phases sont facultatives dans la gradation. Néanmoins, ces dernières semblent être de plus en plus utilisées par les entreprises, car elles impliquent l’employé dans le processus disciplinaire4. Cette intervention a pour avantage de faire prendre conscience à l’employé du cheminement et ouvrir le dialogue avec l’employeur. L’employé est responsabilisé quant à ces choix et l’employeur est moins perçu comme un antagoniste. Il s’agit donc, dans un premier temps de rencontrer l’employé pour discuter de la situation problématique et de rechercher conjointement une solution afin d’y remédier. On détermine alors une période de temps à la fin de laquelle l’employé devra avoir modifié son comportement. On indique clairement la mesure disciplinaire qui suivra en cas de perpétuation du problème. La discussion sera consignée par écrit et signée par l’employé et l’employeur. Si l’employé refuse, il pourra indiquer les raisons de son désaccord. L’employeur rencontre de nouveau l’employé à la fin de la période donnée pour évaluer de nouveau la situation. Si le comportement n’a pas été corrigé, l’employeur pourrait alors suspendre l’employé sans solde pour un à trois jours. Si l’employé démontre des remords et semble ouvert à la discussion, l’employeur pourrait inviter l’employé à choisir la mesure disciplinaire appropriée parmi celles présentées.
  • Suspension : tel que vu à la fin de l’étape précédente, devant un comportement grave ou répété, l’employeur peut suspendre l’employé pour une période variable allant de quelques heures à plusieurs mois selon les circonstances, le nombre de manquements précédents, etc. L’utilisation déraisonnable d’Internet au travail, si elle est faite sans intention de « voler » du temps, justifiera plus souvent une suspension qu’un congédiement, en raison de l’absence d’intention malhonnête5.
  • Congédiement : Le congédiement, aussi appelé la « peine capitale » en droit du travail ne doit pas être utilisé à la légère. Il sera la réponse appropriée en cas de faute très grave de l’employé (vol, agression sévère d’un collègue ou client, destruction des biens de l’entreprise, etc.) ou encore après l’application de toutes les sanctions disciplinaires progressives. Par exemple, il ne semble pas disproportionné de congédier un employé envers qui des mesures ont été prises à quatre reprises au cours de la même année. En matière de vol de temps, même si la jurisprudence en reconnaît la gravité, la suspension sera souvent considérée comme la mesure raisonnable6, du moins dans un premier temps. Toutefois, lors d’une récidive, le congédiement est souvent l’intervention la plus appropriée7.En effet, si l’intention de frauder l’employeur est évidente8, il y aura alors rupture du lien de confiance. Le dossier disciplinaire de l’employé devra contenir toutes les informations concernant les précédentes mesures prises à son encontre afin d’être préparé adéquatement en cas de plainte de l’employé auprès de la Commission des normes du travail pour congédiement sans cause juste et suffisante.

 

Délai raisonnable et confidentialité

Il est par ailleurs intéressant de noter que l’employeur doit appliquer sa sanction dans un délai raisonnable suivant le comportement fautif. Si une convention collective le prévoit, il est même possible qu’une mesure prise hors du délai prévu soit annulable. La technique visant à noter les manquements de l’employé sans intervenir pour « monter un dossier » et le congédier en bout de ligne est donc fortement déconseillée. Nous distinguons par ailleurs l’enquête préalable de l’employeur qui sert à obtenir des preuves d’un comportement fautif9 et l’accumulation de comportements fautifs sans intervention pour justifier un congédiement.

Pour l’application de toute mesure disciplinaire, l’employeur est tenu à la plus grande discrétion pour éviter de salir la réputation de l’employé : toutes les interventions auprès de ce dernier doivent se faire en privé, de manière calme et respectueuse. L’obligation de confidentialité de toutes ces démarches relève d’abord du bon sens, mais ce respect envers l’employé, même fautif, contribuera certainement au maintien d’un climat de travail sain par la suite.

En conclusion, il est évident que l’application des mesures disciplinaires est grandement facilitée lorsque l’employeur y est bien préparé. En effet, par la rédaction d’une politique d’utilisation d’Internet et l’utilisation d’un barème des sanctions selon la gravité des manquements, l’employeur peut non seulement compter sur la solidité de ces décisions en cas de contestation par l’employé, mais également prévenir la survenance des manquements par une exposition claire de ces attentes. Nous ne pouvons passer sous silence l’importance manifeste de joindre toute documentation d’information pertinente au contrat d’emploi afin qu’il s’agisse d’un tout uniforme. À cet effet, l’encadrement préventif de l’usage du matériel technologique au travail fera l’objet d’une prochaine publication.

Rédigé avec la collaboration de Madame Esther Pelletier.

1McKinley c. BC TEL, [2001] 2 R.C.S. 161.
2Caron c. Compagnie rafraîchissements Coca-Cola Canada, 2011 QCCRT 470 (CanLII), par. 81 à 83.
3Syndicat des employé(e)s de techniques professionnelles et de bureau d’Hydro-Québec, section locale 2000 (SCFP/FTQ) c. Hydro-Québec, 2012 CanLII 74109 (QC SAT), par. 168.
4Touchette c Nordia inc, 2012 QCCRT 490 (CanLII), par. 32.
5Jolicoeur ltée c. Bélanger, 2007 QCCS 5640 (CanLII), par. 33 et 34.
6Syndicat canadien des communications, de l’énergie et du papier, s.l. 50 c. Kruger Produits – Usine de Gatineau, 2013 CanLII 71566 (QC SAT), par. 121, 132 et 134 et Syndicat du personnel de soutien du Collège Édouard-Montpetit c Collège Édouard-Montpetit, 2013 CanLII 30010 (QC SAT), par. 53.
7Houle c. Commission des relations du travail, 2011 QCCS 3152 (CanLII), par. 80. Pour d’autres exemples de congédiement en cas de vol de temps par l’usage déraisonnable d’Internet au travail, nous vous suggérons la lecture des articles suivants : Rivard, France. «L’utilisation d’Internet à des fins personnelles au travail», SOQUIJ, L’Express Travail, vol. 3, no 7, 24 février 2012 [en ligne] et Galardo, Catherine. « Une politique quant à la surveillance de l’utilisation d’Internet », 2010.
8Union des employés et employées de service, section locale 800 v. Centre local de développement de Québec, 2013 CanLII 42837 (QC SAT)
9Syndicat du personnel de soutien du Collège Édouard-Montpetit c Collège Édouard-Montpetit, 2013 CanLII 30010 (QC SAT), par. 49.