Le Livre des minutes : celui qu’on ne doit pas négliger!
La constitution d’une société par actions apporte son lot d’obligations qui perdurent tout au long de la vie de l’entreprise. En effet, au fil de l’existence de la société, l’entrepreneur devra veiller à la constante mise à jour du Livre des minutes (ou Livre des procès-verbaux), à la tenue d’assemblées des actionnaires et des administrateurs et à la production de mises à jour annuelles auprès des autorités compétentes.
Mais à quoi bon tenir un Livre des minutes? Le texte qui suit vous éclairera quant aux obligations imposées par la loi ainsi que sur l’utilité et l’importance de tenir à jour le Livre des minutes de votre entreprise.
Contenu d’un Livre des minutes
Une société par actions, par l’entremise de ses administrateurs et de ses actionnaires, prend des décisions qui revêtent une importance majeure. Il suffit de penser au versement de dividendes pour convaincre n’importe quel entrepreneur! Par ailleurs, n’étant pas dotée de la parole, une société par actions n’a que son Livre des minutes pour s’exprimer. Celui-ci contient donc l’ensemble des informations importantes la concernant.
Toute société par actions, qu’elle soit régit par la loi québécoise, c’est-à-dire la Loi sur les sociétés par actions, ou par la loi canadienne, c’est-à-dire la Loi canadienne sur les sociétés par actions, a l’obligation légale de tenir à jour un Livre des minutes contenant notamment :
- les statuts de constitution (la « Charte »);
- le règlement intérieur;
- l’organisation de la société;
- le registre des transferts;
- les résolutions des actionnaires et des administrateurs;
- les registres des valeurs mobilières, des actionnaires et des administrateurs; et
- les certificats d’actions.
Lors de la constitution d’une société par actions, sont insérés dans le Livre des minutes les documents concernant son organisation. Par la suite et au fil du temps s’y ajoutent toutes les modifications apportées, telles que les changements au niveau de l’actionnariat ou de l’administration, ainsi que toutes les décisions prises par la société.
Pourquoi est-ce important?
Il n’est pas rare de se trouver face à un entrepreneur qui a omis de tenir à jour le Livre des minutes de sa société, de sorte qu’il est incomplet ou qu’il n’est pas à jour. Cette omission complexifie la recherche d’informations puisqu’il risque d’y avoir, par exemple, des changements d’administrateurs ou encore des transferts d’actions qui n’ont pas été consignés.
Bien que cette tenue de Livre implique des frais, il est judicieux pour tout entrepreneur de s’y soumettre assidûment et de se faire assister par un professionnel car elle permet d’avoir facilement accès à des informations justes et fiables.
De plus, ne pas le faire risque d’engendrer des frais substantiels advenant un problème, tel qu’une poursuite ou un désaccord entre les actionnaires.
Qui plus est, lors d’une transaction, l’importance d’un Livre des minutes à jour prend tout son sens puisque, habituellement, la personne qui achète les actions assumera la responsabilité du passé de la société. Ainsi, dans l’éventualité d’une vente de l’entreprise à un acquéreur ou tout simplement de la venue d’un nouvel actionnaire, ceux-ci voudront, à bon droit, avoir l’heure juste quant à l’organisation et l’historique de la société. Un Livre des minutes correctement tenu fournira les informations requises sans problème et facilitera de ce fait les négociations entre les parties, alors que la situation inverse risquerait de retarder la transaction ou même de la faire avorter.
De surcroît, dans le cadre d’une poursuite judiciaire contre la société, l’information contenue au Livre des minutes fait preuve de son contenu, à moins d’une preuve contraire. Ainsi, il est primordial de le tenir à jour afin d’éviter qu’une information non corrigée cause un malentendu dans le cadre d’un litige. Faute de posséder un Livre à jour, la société devra faire la preuve des informations autrement, souvent par l’intermédiaire de témoins, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires.
Qui peut y avoir accès?
Tous les actionnaires et les créanciers de la société peuvent avoir accès au Livre de la société et obtenir une copie des statuts, du règlement intérieur et de toute convention unanime des actionnaires, et ce, sans frais.
Au surplus, si la société fait une demande de financement, le banquier ou l’investisseur éventuel peuvent demander de consulter le Livre des minutes. Si ce dernier n’est pas à jour, il faudra alors le compléter, ce qui risque évidemment d’occasionner des délais qui peuvent causer préjudice à la société.
Assemblées annuelles
Chaque année, les administrateurs de la société doivent convoquer les actionnaires afin de tenir l’assemblée annuelle. La première assemblée doit se tenir dans les 18 mois suivant la constitution de la société, puis les subséquentes doivent avoir lieu dans les 15 mois de l’assemblée précédente.
Ces assemblées peuvent parfois sembler superflues aux yeux des entrepreneurs lorsqu’il n’y a pas de changement au sein de la Société, de sorte qu’elles semblent se répéter et occasionner beaucoup de « paperasse ». Ceci dit, il s’agit d’une formalité imposée par la Loi sur les sociétés par actions et par la Loi canadienne sur les sociétés par actions, et ce, autant pour une société privée que pour une société publique.
Lors de ces assemblées annuelles, les états financiers sont présentés aux actionnaires, il y a élection des administrateurs et des dirigeants pour la prochaine année ainsi que la nomination d’un vérificateur ou expert-comptable qui s’occupera de préparer les prochains états financiers. Enfin, s’il y a lieu, il est question des dividendes à être versés.
En pratique, il est courant que ces assemblées annuelles se fassent sous forme de résolutions écrites signées par les administrateurs et les actionnaires habiles à voter, surtout lorsque la société ne compte pas un grand nombre d’actionnaires. Cette pratique est autorisée autant par la Loi sur les sociétés par actions que par la Loi canadienne sur les sociétés par actions.
Registres gouvernementaux
Finalement, toute entreprise est dans l’obligation de produire des déclarations de mise à jour annuelle auprès des autorités gouvernementales compétentes, soit le Registraire des entreprises du Québec ou Corporation Canada, au risque d’être radiée d’office suite au défaut de le faire pendant deux années consécutives.
En plus du risque de radiation, cette mise à jour annuelle revêt une importance capitale puisque les informations contenues aux registres gouvernementaux, notamment sa dénomination sociale, son domicile, l’adresse de son ou ses établissements ainsi que le nom de ses administrateurs, font preuve de leur contenu à l’égard des tiers de bonne foi. Ces derniers sont donc justifiés de se fier à ces renseignements.
Cette mise à jour peut se faire en ligne, tant pour une société québécoise que pour une société canadienne. La déclaration auprès du Registraire des entreprises du Québec ne comporte généralement pas de coût à moins d’un retard, auquel cas des frais sont applicables. Pour ce qui est du dépôt du rapport annuel auprès de Corporation Canada, il implique des frais minimes.
Reconstitution d’un Livre des minutes
Lorsqu’un Livre des minutes est incomplet, perdu ou détruit, il est possible de le reconstituer ou de le compléter. Ceci dit, lorsque des pages déterminantes ne se trouvent pas dans le Livre ou encore que celui-ci a été falsifié, des recours peuvent être entrepris contre la société. Ainsi, la reconstitution d’un Livre des minutes peut être beaucoup plus onéreuse que son maintien à jour.
Conclusion
Comme nous l’avons vu, le Livre des minutes est un outil précieux pour quiconque désire retracer l’historique d’une société par actions et vérifier que toute l’administration s’est faite en conformité avec les lois et règlements en vigueur.
Vu l’importance de la constante mise à jour du Livre des minutes, de la tenue des assemblées annuelles et de la production des déclarations de mise à jour, il est fortement recommandé de s’entourer de juristes compétents et en mesure de rassurer les entrepreneurs dans la conformité et la légalité de leur organisation. En cas d’anomalies dans la tenue du Livre, le recours à un professionnel qui pourra régulariser la situation est également recommandé.
Notre équipe offre tous les services relatifs à la tenue et à la mise à jour du Livre des minutes, comprenant notamment la rédaction de toutes les conventions et résolutions, les mises à jour auprès des autorités gouvernementales et même la garde du Livre des minutes, évitant ainsi sa perte ou sa détérioration.
Rédigé avec la collaboration de Madame Joëlle Girard-Fortier, stagiaire en droit.